Entendemos que por conta da velocidade que as mudanças ocorrem na operação de lojas ou franquias, aliado à alteração de cenários externos, inevitavelmente as marcas buscarão trocar os seus ERPs para ter acesso a uma infraestrutura tecnológica mais adaptada às necessidades de crescimento. Este ponto pode trazer muitas perguntas, afinal, essa é uma medida que impacta o cotidiano das lojas e franquias, principalmente no que se refere à operacionalização de processos internos de lojas por todo o país.
Pensando neste cenário, a Presence estruturou um guia rápido com 3 dos principais pontos sensíveis que devem ser levados em conta na transição de ERP. Boa leitura!
Antes de qualquer coisa, vamos entender o porquê trocar o ERP das suas lojas ou franquias?
O ERP (em português: Planejamento de Recursos Empresariais) se tornou um sistema indispensável para as lojas e franquias, pois permite o melhor fornecimento de informações em tempo real sobre as operações das lojas, incluindo finanças, contabilidade, gerenciamento de estoque, produção e vendas, entre outras áreas. É a plataforma de software mais abrangente para a gestão de recursos e mapeamento detalhado da cadeia de processos internos que as lojas podem contar.
Com o tempo, vários motivos podem fazer as lojas e franquias considerar substituir o antigo ERP por um mais adequado: custo-benefício é uma razão impactante, contar com um ERP melhor adaptado ao cenário do varejo, até a adoção de uma tecnologia mais adequada ao ritmo de crescimento da marca. Veja, abaixo, algumas das principais razões para essa medida.
Melhor adaptação às necessidades de crescimento e modernização de processos internos!
Conforme o crescimento das lojas ou franquias, a execução de alguns processos pode se tornar complexa e incompatível com o ERP atual, demandando uma solução que tenha dentro da sua estrutura básica, somada aos módulos, um alinhamento real com as diversas necessidades do mercado varejista.
A aquisição de um novo sistema de gestão exige investimentos em diferentes frentes, pois demanda a contratação de empresas especializadas, preferencialmente aquelas que possuem ampla experiência comprovada de apoio próximo ao mercado varejista nacional, além da disponibilidade e capacitação de funcionários da própria marca para apoiar no desenvolvimento do projeto. Aliado aos pontos citados, considerar o ajuste do ERP em uso pode ser uma opção mais cara do que a implantação de um novo.
Desta forma, substituir a tecnologia para uma mais adequada é fundamental para assegurar a melhor estruturação de processos internos levando em consideração o potencial de crescimento das demandas internas, escalabilidade, entre outros fatores.
O crescimento das suas lojas e franquias pode ser um sinal importante para trocar o ERP!
Ao longo do tempo e do sucesso do modelo de negócio das suas lojas ou franquias, constantemente a operação demanda a criação de processos, controles e setores, que, por sua vez, demandam adaptações no sistema, aquisição de novos módulos, reajustes em processos que se tornaram datados, e mais. Quando há uma conexão que não atende às necessidades das suas lojas, o ERP se torna um entrave e prejudica o melhor andamento da cadeia de processos internos, tornando-se suscetível a erros tanto tecnológicos, humanos, e por fim, mas não menos importante: de negócios.
Levando isso em consideração, é importante que o movimento de substituição do ERP seja capaz de suportar os futuros processos das suas lojas e franquias de modo a minimizar erros e evitar novas trocas de sistemas que impactam diretamente a operação. Por isso, tenha em mente que o investimento na tecnologia é importante, mas, neste momento, é preciso que a sua escolha facilite as mudanças que virão.
Por isso, se você está num momento de tomada de decisão para troca de um sistema vital para suas lojas ou franquias, é fundamental contar com uma empresa parceira com ampla experiência no mercado varejista, que também tenha um sistema modular com larga capacidade de integração com sistemas complementares (via integração nativa, ou API), para assim garantir o desenvolvimento do melhor planejamento e preparação.
ERPs com integrações incompletas para o varejo vão impactar o cotidiano das suas lojas!
Quando a operação das suas lojas demanda o uso de planilhas e ferramentas que estão fora do sistema de gestão, o processo de correção desta realidade exige a aquisição de outras soluções complementares que se conectem neste ERP que tem pouca aderência às necessidades das suas lojas.
Este é um bom momento para olhar para o mercado e procurar uma nova solução antes que a sua tecnologia que está perdendo conexão com a cadeia de processos se torne um grande aglomerado de soluções custosas para a sua empresa.
Se o sistema atual não se integra adequadamente aos demais recursos usados ao longo de todo o processo, pode haver dificuldades, desperdício de tempo e lentidão na execução das tarefas, como aplicação ineficiente da gestão financeira e elaboração de relatórios de gestão que não são realmente úteis.
Ao investir em um sistema ERP, a finalidade é promover a automação de processos e a integração de todas as partes da operação das suas lojas e franquias, de modo que a gestão se torne de fato estratégica, dinâmica, fluida, e principalmente, na palma da sua mão onde você estiver.
“Qual é o momento certo para trocar o ERP das minhas lojas?”
Para tomar a melhor decisão é indicado ficar atento ao sistema atual, e como ele impacta a operação das suas lojas. Acompanhe quais são 3 dos sinais fundamentais para conhecer o mercado e trocar o ERP.
1. Funcionalidades que não atendem às demandas da sua loja:
O software só é útil para sua marca quando oferece funcionalidades que levam em conta o modelo de operação e contempla a necessidade de escalabilidade.
Se costumeiramente o cotidiano das suas lojas acaba alterando a forma de trabalhar ou necessita de importantes recursos que o sistema atual não fornece, esse é um forte indício de que é o momento ideal para trocar o ERP.
2. Suporte técnico ruim por parte da prestadora de serviços:
Para a boa condução das tarefas diárias, é preciso que o suporte dado pelo desenvolvedor do sistema ERP seja compatível com as demandas das suas lojas. Ao identificar que o relacionamento não está na mesma velocidade da sua operação, e principalmente, se não oferece opções rápidas para ter uma pessoa capacitada apoiando na solução do problema das suas lojas, é importante considerar a troca do software.
Para tanto, verifique se o atendimento prestado costuma ser rápido, se a empresa parceira valoriza suporte humanizado ou coloca as pessoas da sua loja constantemente e filas demoradas para conversar com um robô. Ou seja, se a empresa fornecedora do ERP, de fato, está preocupada com a sua satisfação com a jornada constante de apoio que qualquer tecnologia mais complexa como esta deve exigir.
3. Baixo nível de escalabilidade e alinhamento com as necessidades varejistas:
Em resumo, a escalabilidade é a capacidade que um sistema tem de se adaptar ao crescimento da operação de lojas e franquias, de modo a comportar novas unidades de lojas e as demandas complementares sem que isso implique a perda de qualidade.
Essa é considerada uma das características mais importantes de um sistema de gestão, haja vista que, quando ele não apresenta o alinhamento ideal com as necessidades específicas do cenário varejista nacional e escalabilidade, as rotinas internas tendem a não ser realizadas corretamente.
Assim, os relatórios ficam incompletos, e há dificuldades para o funcionamento dos processos. Inclusive, tais fatores prejudicam o monitoramento dos indicadores de desempenho (KPIs). E para evitar todos esses problemas, é recomendável optar por um sistema que acompanhe a escalabilidade do seu negócio.
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